Những lưu ý về hóa đơn điện tử

Những lưu ý về hóa đơn điện tử

Những lưu ý về hóa đơn điện tử – Bạn biết gì về hóa đơn điện tử chưa? Bạn đang băn khoăn về cách thực hiện hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác? Những nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bạn cần lưu ý bao gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn lời giải đáp chính xác và mới nhất.

hóa đơn điện tử

(Hình ảnh: Những lưu ý về hóa đơn điện tử)

1/ Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?

HĐĐT là tập hợp thông tin về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý trên các thiết bị điện tử. HĐĐT cũng có đầy đủ các thông tin như hóa đơn giấy thông thường. Bao gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, ….

2/ Hướng dẫn thực hiện HĐĐT:

a/ Lập HĐĐT:

Bên bán có thể chọn 1 trong 2 cách sau để lập HĐĐT:
– Bên bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập HĐĐT tại hệ thống phần mềm của mình.
– Bên bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo và lập HĐĐT.

b/ Các hình thức gửi HĐĐT (dựa trên cách lập hóa đơn)

Gửi trực tiếp: là việc bên bán hàng hoá, dịch vụ sẽ gửi hoá đơn điện tử đã được thiết lập các thông tin đầy đủ theo mẫu quy định và gửi trực tiếp đến hệ thống nhận hoá đơn của bên mua. Hình thức này, sẽ sử dụng chữ ký điện tử được xác lập từ trước của cả hai bên để xác nhận theo thỏa thuận đã định sẵn của cả 2 bên.

Gửi gián tiếp (thông qua tổ chức trung gian cung cấp hoá đơn điện tử): bên bán hàng sẽ truy cập vào hệ thống khởi tạo hoá đơn của bên trung gian cung cấp hoá đơn sau đó sẽ thiết lập các nội dung đầy đủ theo mẫu hoá đơn có sẵn, rồi sau đó bên tổ chức trung gian cung cấp hoá đơn sẽ gửi tới bên mua với chữ ký điện tử của bên bán. Hoặc cũng có thể, bên bán gửi thông tin mật sang cho bên trung gian cung cấp hoá đơn sẽ khởi tạo và thiết lập hoá đơn điện tử, rồi gửi cho bên mua theo thoả thuận đã định sẵn của các bên.

Bạn đang xem bài viết: Những lưu ý về hóa đơn điện tử

c/ Xử lý đối với HĐĐT bị lập sai

– Trường hợp 1: HĐĐT đã được lập và gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng, hoặc trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua mà bên bán và bên mua chưa thực hiện kê khai thuế, nếu phát hiện được sai sót thì chỉ được hủy hóa đơn khi có sự đồng ý và có xác nhận của 2 bên.
HĐĐT đã được 2 bên hủy phải lưu trữ lại nhằm phục vụ mục đích tra cứu của cơ quan có thẩm quyền.
Khi bên bán thực hiện lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã hủy thì trên HĐĐT mới đó cần phải có chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…”, có ký hiệu, gửi ngày tháng năm cụ thể và rõ ràng.

Trường hợp 2: HĐĐT đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hoặc đã cung cấp dịch vụ đồng thời bên bán và bên mua đã thực hiện kê khai thuế rồi mới phát hiện hóa đơn bị sai sót.
Khi đó, bên bán và bên mua cần phải lập 1 văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên và ghi rõ những sai sót, bên bán cần thực hiện lập HĐĐT điều chỉnh sai sót.
Đối với hóa đơn lập để điều chỉnh những sai sót cần đảm bảo ghi rõ những sai rõ những điều chỉnh như (tăng, giảm) số lượng về hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho HĐĐT số…, ký hiệu,.…
Căn cứ vào HĐĐT điều chỉnh đó, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Đặc biệt, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

3 / Nguyên tắc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Mục đích chuyển đổi: để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông.
– Nguyên tắc chuyển đổi: chỉ được chuyển đổi một lần và phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của bên bán, dấu của bên bán
– Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy: bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
+ Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc, ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HĐĐT”
+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
+ Thời gian thực hiện chuyển đổi.

Bài viết: Những lưu ý về hóa đơn điện tử

học kế toán thực hành

Có thể bạn quan tâm: Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

“Chữ ký điện tử” (electronic signature ) là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.

“Chữ ký số” (digital signature ) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Đơn giản nó như là một con dấu để xác nhận văn bản này là của của Doanh nghiệp sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà Doanh nghiệp giao dịch đặc biệt là với Cơ quan thuế, hải quan và bảo hiểm.

 

Những lưu ý về hóa đơn điện tử tinh ngyen
Những lưu ý về hóa đơn điện tử

Summary:

5

Related Posts

   
Đánh giá Những lưu ý về hóa đơn điện tử 9/10 dựa trên 4567 đánh giá.