Chat with us, powered by LiveChat Cách sắp xếp - lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế

Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế

 

Cách sắp xếp chứng từ và lưu trữ hồ sơ

Cách sắp xếp chứng từ và lưu trữ hồ sơ

 

Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
Cách sắp xếp chứng từ và lưu trữ hồ sơ kê toán sao cho khoa học và phù hợp là điều quan trọng và thiết yếu trong công việc của người kế toán thuế, ngoai việc để lưu trữ thù dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần dùng để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp , công ty, cá nhân.

Phụ thuộc vào số lượng hóa đơn chứng từ và tình hình thực tế trên quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp và công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán khác nhau.
1.Công tác sắp xếp- lưu trữ chứng từ gốc.
Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã được in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào và đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo hóa đơn bán ra và kẹp theo phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh hoặc người nhận mua hang hóa, nguyên vật liệu…
Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Cách sắp xếp chứng từ và lưu trữ hồ sơ
2.Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Khi sắp xếp báo cáo mà đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:

Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.
HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ
Nội dung Công việc cụ thể cần lưu trữ
Hệ thống lưu trữ
hợp đồng Tất cả các hợp đồng gốc có dấu mục đỏ đều được tập hợp và lưu trữ tại phòng kế toán.
Tập hợp phân loại theo từng dự án, nội dung công việc vào từng hồ sơ lưu trữ có tên đề án.
Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ lại một bản gốc, các bản gốc còn lại thì phòng hành chính lưu trữ.
Các hợp đồng nếu chỉ có 1 bản gốc thì bộ phận kế toán lưu bản gốc.

Các bộ phận khác không được mang bản gốc ra ngoài phòng kế toán ra ngoài, phải có phê duyệt của cấp trên.

Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gồm các tài liệu sau:
– Tờ trình, kế hoạch

– Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá….
– Hợp đồng gốc.
– Các phụ lục ký thêm.
– Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán.
– Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý.
– Các chứng từ nộp thuế (nếu có).
– Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo.
– Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay ngân hang.
– Các biên bản thoả thuân khác (nếu có).
– Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan.
Hệ thống lưu trữ hoá đơn, chứng từ lien quan.

-Lưu trữ các loại phiếu và các hóa đơn chứng từ kèm theo:
– Các phiếu thu của khách hàng phải lưu cùng hóa đơn GTGT.
Các phiếu chi lưu cùng:

– Các đề nghị thnah toán, đề nghị tạm ứng có kí duyêt của Giám đốc.

_Nếu các khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt.
– Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có kí xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình.

– Xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nếu là các khoản vay.
Các phiếu kế toán lưu cùng:

_ Đề nghị thanh toán tứng dụng đã được phê duyệt.
_ Hóa đơn chứng từ bản gốc kèm theo.
– Các bản phân bổ , trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước khấu hao tài sản.
_ Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận.

_ Các quyết định của Giám đốc và đè nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán cho phí các khoản nợ không đòi được.
Các phiếu nhập kho lưu cùng:

_ Hóa đơn mua vào.

– Biên bản giao hàng.

_ Hợp đồng mua._ Đề nghị mua hàng.
Các phiếu xuất kho lưu cùng:

_ Đề nghị xuất kho có phê duyệt.

_ Dự toán nghuyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể.

– Biên bản giao nhạn hàng hóa.
Hệ thống tài liệu kế toán.

Hồ sơ tiền và cá khoản tương đương tiền:

Mở một folder chia ra các file lưu tài liệu như sau:

_ Mở các biên bả đối chiếu, kiểm kê quỹ.

_ Biên bản xác nhận số dư ngân hàng.

_ Các tờ khai mở tài khoản của ngân hàng.

_ Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng từng lần.
_ Các vấn đề liên quan xử lý hao hụt.
Hồ sơ thuế:

_ Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm.

_ Chia các file theo từng loại thuế.
_ File lưu các văn bản liên quan của cơ quan thuế.
Hồ sơ lương:

Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương.

DÙng các chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng.Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm:

_ Bảng thanh toán lương có phê duyệt.

_Bảng lương chuyển khoản ngân hàng.
_ Các đăng kí nhận lương bằng tiền mặt của người lao động.
Hồ sơ lưu tài sản của công ty:

_ Tờ trình, kế hoạch phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu cơ quan thuế.
_ Hợp đồng mua tài sản.

-Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản.

_ Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
_ Biển bản bàn giao mua bán.
_ Mã tài sản theo sổ sách kế toán.

_ Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ.

_ Thẻ, hóa đơn theo dõi tài sản cố định.

Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

Related Posts

Call Now Button  
Đánh giá Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế 9/10 dựa trên 4567 đánh giá.