Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán - Học kế toán thực hành

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán – Tài liệu kế toán là vô cùng quan trọng đối với mỗi DN, vì vậy kế toán cần phải lưu trữ  bảo quản thật cẩn thận theo quy định của pháp Luật cho từng loại tài liệu kế toán. Đối với các loại tài liệu khác nhau sẽ có quy định về thời hạn lưu giữ khác nhau nhưng nhìn chung các hóa đơn, chứng từ kế toán được phân thành 3 mốc thời hạn để lưu trữ, cụ thể như sau:

(Hình ảnh: Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán)

(Hình ảnh: Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán)

Theo quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP về thời hạn lưu giữ hóa đơn chứng từ kế toán cụ thể như sau:

1/ Thời hạn lưu giữ tối thiểu là 5 năm

Áp dụng với những tài liệu kế toán sau:

– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC.

– Trường hợp tài liệu kế toán thuộc 2 trường hợp trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý và mức phạt khi mất hóa đơn đầu ra

2/ Thời hạn lưu giữ tối thiểu là 10 năm

Áp dụng với những tài liệu kế toán sau:

 

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

Bạn đang xem: Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán

– Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

– Các tài liệu khác không được quy định phải lưu giữ tối thiểu 5 năm hoặc vĩnh viễn.

– Trường hợp tài liệu kế toán thuộc các trường hợp nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

3/ Thời hạn lưu giữ vĩnh viễn

Áp dụng với những tài liệu kế toán sau:

– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Xem thêm:  Hướng dẫn cách xử lý và mức phạt khi mất hóa đơn đầu ra

học kế toán thực hành

Bài viết: Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán

Có thể bạn quan tâm:

Tiêu hủy tài liệu kế toán cần lưu ý những gì?

+ Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

+ Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

+ Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

(Theo quy định tại Điều 16, Nghị định 174/2016/NĐ-CP về tiêu hủy tài liệu kế toán)

 

Related Posts

 
Đánh giá Thời hạn lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ kế toán 9/10 dựa trên 4567 đánh giá.